中小企業経営　会議の効果的な進め方

会議は会社の縮図である

御社の会議のあり方が、あなたの会社運営が凝縮されたものだと考えてください。
それでは、会議を意義あるものにするための方法を見ていきましょう。
したがって、会議のやり方を変え、それを会社運営に応用すると、業績が見違えるように変わってきます。

今回の概要

• 会議の目的・目標を決める
• 制約条件を考える
• 行動計画をつくる
• 意思決定に責任をもたせる
• 発言に責任をもたせる
• 問題よりもチャンスに焦点をあわせる
• 会議の運営を生産的にする
• チームの一員として考え・話す
• 聴け、話すな！

【１】会議の目的・目標を決める

会議に臨むメンバーに、その会議の目的（何のための会議か）、目標（何をどの程度・どのように決めるか）を通達し、関連資料を配布したり、テーマに対する意見を求めたり、他の参加メンバーの意見を送ったりして、事務局が事前準備をしたり、参加メンバーに事前準備をさせたりしているでしょうか？
それを行なわないかぎり、会議の生産性は著（いちじる）しく低いもの（ダラダラ会議）になってしまいます。

【２】制約条件を考える

会議は何かを決めるために行なうほか、情報の共有化や意見交換のために行なうこともあります。
何かを決める会議は、行動を伴ないますので、実行の際の制約条件（守るべき価値観・法律・倫理、使えるヒト・モノ・カネ・時間など）を考えておく必要があります。

【３】行動計画をつくる

意思決定の会議は、決めて終わりではなく、実行して成果をあげて終わりです。
成果をあげるためには、行動計画の作成が必須です。

【４】意思決定に責任をもたせる

決めたことは実行されなければなりません。
実行には結果が伴ない、結果には責任が伴ないます。
責任は人に付帯しますので、かならず責任者を決めてください。
なお、意思決定の最終責任は、すべて社長が負うことに変わりはありません。

【５】発言に責任をもたせる

会議での発言には、参加者全員に責任をもたせることです。
評論家のような意見や無責任な発言は、時間の浪費ばかりか、組織文化を壊してしまいます。

【６】問題よりもチャンスに焦点をあわせる

報告の会議では、最初に良かったことを発表するようにしてください。 成功を追求すれば、その成功をさらに活かすこともできます。

【７】会議の運営を生産的にする

会議も事前準備次第で、80％程度、どのような会議になるかが決まります。
一度、会議を、人件費、交通費、会議をせずに他の仕事をしたときの成果などと比較して、コスト計算してみてください。
年間ベースで考えると、多大なコストになることがわかります。

【８】チームの一員として考え・話す

「不毛な意見の対立」や「評論家的な発言」は、当事者意識のなさが原因です。
つまり、「私は別」「私には関係ない」「私は傍観者」の状況になっている証拠です。
会議では常に、「私たち」と発言することを義務づけてください。

【９】聴け、話すな！

社長が発言すると、社員の意見が出なくなります。
社長は、「会議で自分の考えを浸透させる場」と考えた段階で、会議が会議ではなく、演説の場になってしまいます。

社長が成果をあげるとは、会社が成果をあげることです。
会議は、会社の縮図です。
会議を変更することには、何のリスクも伴ないません。
会社の発展のために、まず、会議を変革し、そのノウハウで会社全体を変え、会社の業績アップに貢献してください。

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